Hur du undviker kaos när kundtjänst ligger nere

Alla förväntar sig att kundtjänst ska vara tillgänglig hela tiden. Ofta är du frustrerad och har ett problem. Varför skulle du annars ringa upp dem? Så när det ligger nere eller du inte kommer fram kan det leda till stor irritation. För en verksamhet kan det verkligen gå illa om deras kundtjänst inte fungerar. Därför gäller det att vidta åtgärder för att undvika kaos. 

För nöjda kunder är bland det viktigaste ett företag kan ha. Om du inte servar dem hela vägen, på alla sätt och vis, så kanske de går till konkurrenterna. Ett dåligt rykte när det kommer till kundtjänst ska du undvika som pesten. Det är inte alla företag som måste ha kundtjänsten öppen dygnet runt. Du kan ha telefontider eller lova att svara på mejl inom en viss tid. Det viktiga är att du håller vad du lovat och att kunderna kan få den hjälp de behöver. 

Ett omväxlande jobb

Nu är det ju inte alltid som kunderna är frustrerade när de ringer. Allt beror på vilket sorts företag du driver och vilka problemen brukar vara. Det kan också hända att de helt enkelt kört fast med något och behöver hjälp med att ta sig vidare. Helt klart kan det vara ett omväxlande jobb för du träffar så många olika personer och situationer. Du måste vara vänliga och tillmötesgående, det är liksom hela poängen med kundtjänst

Något liknande är det att jobba som värd på olika evenemang. Här måste du kunna tackla olika sorters personer. Det kan vara svårare eftersom du inte har en telefonledning mellan er, men minst lika intressant. Genom att bemöta folk på ett trevligt sätt så kan du få bra kontakt med dem. Det brukar minska friktionerna, om de ens finns där. Du kan extrajobba på arenor

Det är klart att ett fast jobb på kundtjänst gör dig till expert på det du säljer, vare sig det är fråga om varor eller tjänster. Du måste kunna en del till att börja med. Men vartefter som olika frågor uppstår så brukar du vara tvungen att gå ännu djupare in i ämnet. Det kan därför vara en god start om du vill fortsätta inom yrket, kanske ta en vidareutbildning och bli en riktig expert. Jobzone har ditt nästa kundtjänstjobb

När allting kraschar

Ibland blir det allt för stor påfrestning för en kundtjänst. När något riktigt intressant eller dåligt sker så brukar det bli kaos. Telefonerna går varma och inkorgen är överfull. Då kan det vara svårt att ge kunderna det de förtjänar, en god service med ett varmt leende. Eller så är det dags för uppgraderingar, ett nytt system eller underhåll. Då är det lätt hänt att det hela ligger nere en stund. Problemet uppstår när det ligger nere allt för länge eller allting kraschar. Aftonbladet skriver om vad som sker när kundtjänst ligger nere. 

Det är inte alltid som det leder till svåra komplikationer när kundtjänst är ur leken ett par timmar eller någon dag. Speciellt inte när det handlar om ett företag som mer eller mindre har monopol. Då klagar folk men kan inte göra så mycket åt det. Eller så förstår de situationen och accepterar den. Såvida de inte har ett stort problem som blir värre av att inte komma fram. Det kan leda till svåra komplikationer för en del. 

Fördelar när det blir fel

Det är så många faktorer som ska fungera i ett företag. Alla delar är viktiga, och om en gör fel så kan det påverka alla. Ibland är det fråga om ett tryckfel, andra gånger är det en förändring i systemet. Det sistnämnda är ganska vanligt nu när många företag uppdaterar sina affärssystem. Då kan det leda till räkningar som skickas ut i fel tid eller inte riktigt stämmer. Då kan företaget välja om de ska insistera på sina rättigheter eller om de ska vara tillmötesgående. Om de har råd att ge kunderna något extra så kan det ofta vara en bra lösning. Det kan verkligen löna sig att ringa kundtjänst

Ett gammalt ordspråk säger att kunden har alltid rätt. Alla vet att det inte är sant, men att det handlar om hur du bemöter dem. Kampen om klienterna är allvarlig ibland, speciellt om du är verksam i vissa branscher. Det är klart att kvalitet alltid är grunden för goda affärer, men kundtjänsten är också viktig. Folk vet att de har ett val, och just hur de behandlas kan vara den avgörande faktorn. 

Vikten av en väl fungerande kundtjänst

Folk tycker om att känna sig uppskattade. När de betalar för någonting så är det till och med en sak de förväntar sig. Eftersom kundtjänst är företagets ansikte utåt, deras kommunikation med kunderna, så spelar det en mycket viktig roll. Du har här chansen att visa hur du respekterar och uppskattar dina klienter. Genom att bemöta dem väl visar du upp ditt företag från dess bästa sida. Därför är det också viktigt att välja lämplig personal för det här jobbet.

Det kan verka som ett mindre kvalificerat jobb. Hur svårt är det att sitta och svara i telefon när folk ringer? Men verkligheten är en helt annan. Det kanske inte är företagets viktigaste sysselsättning, men den ligger där uppe någonstans. Du kan ha bra produkter eller erbjuda utmärkta tjänster. Men om folk inte får kontakt med dig när de önskar så kan de börja se sig om efter ett annat företag med liknande erbjudanden. 

De som jobbar på kundtjänst måste vara redo för en rad olika förfrågningar. Alla ska tas om hand med respekt, och så fort som möjligt. Om folk ringer och klagar gäller det att hålla sig lugn och sansad. Du ska inte säga emot kunden men inte heller alltid erkänna att företaget hade fel. Det är en balansgång som kan vara nog så svår att gå. Samtidigt ska du vara vänlig, de ska kunna höra leendet via telefonledningen. 

Rädda företaget från kaos

Du ska alltså göra allt du kan för att ha en fungerande kundtjänst. Bemannad av personer som trivs med sitt jobb och som kan en del psykologi. För att det ska vara effektivt måste du ha ett bra system redan från början. Det måste inte vara öppet hela dagen, om det inte fungerar för dig. Och om ditt företag inte är uppbyggt på att kunderna ska kunna kontakta dig så gott som när som helst. En del har bara kundtjänst via mejl, men du måste komma tillbaka till klienterna inom en rimlig tid. Och skulle det krascha någon gång så gör allt du kan för att komma igång så fort som möjligt. Om lämpligt kan du kompensera kunderna om de inte kommit fram. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *